Razdoblje čuvanja revizorova izvješća. Postupak korištenja i pohrane revizijske dokumentacije Trajanje pohrane radnih dokumenata kod revizora

1. Svrha, ciljevi, smjerovi revizija, sastav korisnika revizijskih izvješća, njihov fokus i sadržaj
2. Razlika između revizije i ostalih oblika ekonomske kontrole: revizije, financijske kontrole, forenzičkog računovodstva
3. Značajke organiziranja revizijskih aktivnosti tijekom popratne (konzultantske) revizije

1. Prava i obveze revizora, revizorskih društava i subjekata revizije
2. Odgovornost revizora i revizorskih društava: vrste, mjere odgovornosti

1. Međunarodni revizijski standardi. Uvođenje međunarodnih revizijskih standarda u rusku praksu

1. Zahtjevi za razinu profesionalnosti revizora. Sustav stručnog certificiranja revizora
2. Neovisnost revizora i revizorske organizacije. Zakonska ograničenja za bavljenje revizijskim poslovima i provođenje revizije određenog klijenta

1. Odabir klijenata od strane revizorskih organizacija i revizora
2. Glavne faze revizije: priprema i planiranje revizije, pribavljanje i procjena revizijskih dokaza, procjena rezultata revizije

1. Potreba za razumijevanjem aktivnosti subjekta revizije
2. Proučavanje i procjena sustava internih kontrola tijekom revizije
3. Koncept materijalnosti u procesu revizije

1. Preduvjeti za sastavljanje financijskih (računovodstvenih) izvještaja
2. Značajke dokumentacije u različitim fazama revizije

1. Značajke tehnologije revizije u organizacijama različitih djelatnosti, organizacijskih i proizvodnih struktura i pravnih oblika. Odabir glavnih područja revizije
2. Priopćavanje rezultata revizije menadžmentu i predstavnicima vlasnika subjekta revizije

1. Ciljevi i metode financijske analize koje se koriste u reviziji

1. Svrha, sastav i sadržaj revizijskog izvješća

8. Postupak pohranjivanja i korištenja radnih dokumenata

Radnu dokumentaciju čine:

• pojedinačne ispunjene tablice i obrasce dokumenata,
• objašnjenja, pojašnjenja i izjave revidirane organizacije, njezinih rukovoditelja i izvršnih djelatnika (ako je potrebno),
• kopije, uključujući fotokopije, dokumenata revidirane organizacije, priložene odgovarajućim obrascima dokumenata koje su sastavili revizori,
• druge dokumente od bitne važnosti, prema mišljenju voditelja revizije i/ili revizora koji su u njoj sudjelovali.

U tom slučaju, kopije, uključujući fotokopije, dokumenata revidirane organizacije mogu biti uključene u radnu dokumentaciju revizijske organizacije uz suglasnost revidirane organizacije. Ako subjekt revizije odbije revizoru dati preslike primarnih dokumenata, tada je revizor dužan u radnoj dokumentaciji evidentirati pojedinosti dokumenta koji se revidira radi njegove jasne identifikacije.

Radna dokumentacija izrađuje se u obliku obrazaca, tipskih obrazaca-tablica ovisno o njihovoj funkcionalnoj namjeni ili u slobodnom prikazu. Standardne obrasce radnih dokumenata revizorska tvrtka odobrava kao priloge Standardu dokumentacije za internu reviziju i po potrebi se prilagođava. Za svaki dio inspekcije izrađuje se zaseban skup radne dokumentacije.

Radna dokumentacija mora biti izrađena na papiru, zapisi u dokumentima moraju se voditi na način koji osigurava sigurnost zapisa najmanje 5 godina.

Radni dokumenti moraju biti uredno oblikovani, a informacije sadržane u njima moraju biti lako čitljive i nedvosmislene.

Nakon završene revizije radna dokumentacija se sastavlja u posebnu mapu prema redoslijedu matičnih brojeva i pohranjuje u arhiv revizorske organizacije.

Postupak pohranjivanja dokumentacije, razdoblja njezine pohrane i razgraničenje pristupa njoj za različite osobe i kategorije osoblja revizorske tvrtke moraju biti utvrđeni posebnim internim standardom.

Radna dokumentacija pripremljena tijekom postupka revizije vlasništvo je revizijske organizacije.

Revizorska organizacija nije dužna ustupiti radnu dokumentaciju klijentu u odnosu na kojeg je obavljena revizija, te nema pravo i nije dužna ustupiti radnu dokumentaciju drugim osobama, uključujući porezna i druga državna tijela, osim u slučajevima izričito predviđeno zakonodavstvom Ruske Federacije.

Oduzimanje radne dokumentacije od revizorske organizacije mogu izvršiti samo ovlaštena tijela u slučajevima i na način koji je izravno utvrđen zakonodavstvom Ruske Federacije.

Kontrolna pitanja:

1. Što znači "dovoljno odgovarajućih revizijskih dokaza"?
2. Koje postupke za prikupljanje revizijskih dokaza poznajete?
3. Dešifrirajte značenje premisa za izradu financijskih računovodstvenih izvješća.
4. Koja je važnost dokumentacije u reviziji?
5. Koji su zahtjevi za sadržaj i dizajn radne dokumentacije?

1. Merzlikina, E.M. Revizija: udžbenik / E. M. Merzlikina, Yu. P. Nikolskaya - M.: INFRA-M, 2008. - 367 str.
2. Osnove revizije: udžbenik. dodatak / Ed. M. V. Melnik-M.: INFRA-M, 2008. - 366 str.
3. Podolsky, V. I. Revizija: udžbenik / V. I. Podolsky, A. A. Savin. - M.: YURAIT, 2010. -605 str.
4. Šeremet, A.D. Revizija: udžbenik za visoka ekonomska učilišta. specijalnosti i smjerovi / A. D. Šeremet, V. P. Odijela. - 5. izdanje, revidirano. i dodatni - M.: INFRA-M, 2009. - 447 str.

Po završetku revizije radna dokumentacija se dostavlja obvezno skladištenje u arhivu revizijske organizacije.

Radnu dokumentaciju treba pohraniti u mape („datoteke“) kreirane za svaki odjel. Sustav slaganja dokumenata u mape uspostavlja revizorska organizacija. Radna dokumentacija mora biti pohranjena u uvezanom obliku.

Čuvanje radne dokumentacije, njezinu izradu i predaju u arhivu organizira voditelj revizorske kuće ili osoba koju on ovlasti.

Izdavanje radne dokumentacije kojom se dokumentira tekuća i završena revizija zaposlenicima revizorske organizacije koji nisu uključeni u reviziju određenog gospodarskog subjekta tradicionalno ne bi trebalo biti dopušteno.

Radna dokumentacija mora se čuvati u arhivi revizijske organizacije najmanje 5 godina.

Oduzimanje radne dokumentacije mogu izvršiti samo ovlaštena tijela u slučajevima i na način utvrđen zakonodavstvom Ruske Federacije.

U slučaju gubitka ili uništenja radne dokumentacije, čelnik revizijske organizacije mora narediti internu istragu čiji se rezultati dokumentiraju aktom.

Radna dokumentacija vlasništvo je revizijske organizacije koja je provela reviziju. Napominjemo da svaka revizorska tvrtka, uzimajući u obzir specifičnosti svoje djelatnosti i potrebu poštivanja zahtjeva propisa, mora poduzeti mjere za osiguranje sigurnosti radne dokumentacije. Ovaj postupak mora biti sadržan u internom pravilu (standardu) tvrtke koje je odobrila uprava. Sa sadržajem ovog pravila (standarda) trebaju biti upoznati svi zaposlenici revizijske organizacije uz potvrdu.

Radna dokumentacija je povjerljiva. Niti porezna niti bilo koja druga tijela nemaju pravo zahtijevati, a revizor nema pravo dati radnu dokumentaciju za inspekcije (osim u slučajevima koji su izričito predviđeni zakonodavstvom Ruske Federacije). Revizorska organizacija može, iako nije obvezna , dostaviti radnu dokumentaciju klijentu.

Arhiviranje revizijskih datoteka veliki je izazov za revizijske organizacije. Pretpostavimo da revizorska organizacija ima 100 klijenata, a širina tipičnog tvrdog uveznika je 7 cm; Ispada da je to 7 dužnih metara mapa. Ako uzmemo u obzir da se za svakog klijenta kreiraju najmanje dvije mape, svake godine dodaje se još jedna, a potrebno ih je čuvati 5 godina, postaje jasno da ne govorimo o ormaru, već o prostranom soba s policama, bez prozora, s pouzdanim metalnim vratima. Moraju postojati mjere za sprječavanje gubitka ili oštećenja dokumenata kao rezultat požara ili poplave, kao i za sprječavanje neovlaštenog pristupa. Gubitak ili krađa ovih dokumenata ili otkrivanje informacija sadržanih u njima naštetit će ugledu revizijske organizacije.

Zapadne revizorske tvrtke pokušavaju prenijeti neke revizijske datoteke na mikrofilm, što im omogućuje pohranjivanje u kompaktnijem obliku. Neke tvrtke odvoze dio arhive u posebna izvangradska skladišta, jer je najam poslovnog prostora u centru grada skup.

Igrajte posebnu ulogu radni papiri revizora. Uzorak Svaki rad je sastavljen u skladu s pravilima utvrđenim u praksi. Podaci sadržani u obrascima su povjerljivi. Razmotrimo zatim glavne vrste radnih dokumenata revizora.

opće karakteristike

Radni papir revizora- dokument koji sadrži bilješke stručnjaka tijekom planiranja inspekcije, pripreme za njezinu provedbu i sažetak rezultata. Također može sadržavati podatke dobivene od trećih strana, ugovaratelja nadziranog poduzeća. Količina se određuje pojedinačno u svakom slučaju. Svrha njihovog dizajna bit će od presudnog značaja.

Svrha

U praksi se koriste sljedeće radni dokumenti revizora:

1. Po stalnim sredstvima. Sadrže informacije o imovini nadziranog poduzeća, njenom kretanju, trošku, izdacima, računovodstvu, primitku i drugim transakcijama s dragocjenostima.
2. Zakazati pregled. Oni odražavaju glavne faze revizije.
3. Postupci potvrđivanja.
4. Sadrži informacije o reviziji izvješćivanja i informacije koje sažimaju rezultate.

Također se pripremaju radni dokumenti za:

1. usklađenost s programom i planom inspekcijskog nadzora.
2. Osiguravanje valjanosti i zakonitosti inspekcijskog nadzora.
3. Provjere kontrole kvalitete.
4. Formiranje revizorskog izvješća.
5. Praćenje rada specijaliste i opravdavanje naknade.
6. Dokumentacija o riziku koji je identificirao revizor, s naznakom njegove vrijednosti.

Odlučujući faktori

Broj, sadržaj i oblici dokumenata odabiru se ovisno o:

1. Specijalističke kvalifikacije.
2. Uvjeti ugovora s pregledanim poduzećem.
3. Prethodno iskustvo.
4. Interni standardi i pravila kojima se rukovodi stručnjak.

Obrazac radnog papira revizora

Bez obzira na svrhu uporabe, na papire se postavljaju opći zahtjevi. Prije svega, svatko mora odražavati potpune i specifične informacije. Ovo je neophodno kako bi drugom stručnjaku bilo lakše razumjeti bit obavljenih aktivnosti.

Svaki se obrađuje izravno tijekom postupka verifikacije. Ispunjavanje papirologije nakon ili prije pregleda nije dopušteno. Prilikom izrade dokumentacije revizor mora uzeti u obzir ne samo podatke koji se odnose na revidirano razdoblje, već i podatke za prethodna vremenska razdoblja. Radovi moraju sadržavati ključne podatke o kojima se specijalist mora izjasniti. Nužno je da pokrivaju najznačajnija područja inspekcijskog nadzora i poslove koje postavlja i provodi ovlaštena osoba.

Dokumentacija mora omogućiti analizu izvješća prema utvrđenim kriterijima. Radovi odražavaju stanje i ocjenu interne kontrole u organizaciji, kao i razinu povjerenja u nju. Oni bilježe provedene postupke vezane uz provjeru i analizu računovodstvenih evidencija poduzeća, usklađenost s financijskim politikama i usklađenost izvješćivanja sa pravnim standardima, načelima i zahtjevima.

U svakoj se nalaze informacije kako biste kasnije lakše razumjeli što je napisano. Obavezni uvjet je navesti datum i mjesto registracije, te ime specijaliste. Dokumenti moraju sadržavati potpis revizora i identifikacijski kod. Stranice su numerirane. Osim toga, stručnjak navodi izvore iz kojih je uzeo podatke za papirologiju, aplikacije koje bilježe poslovne i financijske transakcije poduzeća.

Klasifikacija

Provodi se prema različitim kriterijima. Ovisno o razdoblju održavanja i izvršenja, dokumenti mogu biti dugotrajne ili kratkotrajne uporabe. Prema izvorima i načinu dobivanja, papiri se dijele na one primljene od trećih osoba ili od nadziranog poduzeća, kao i one koje priprema sam stručnjak. Ovisno o namjeni, dokumenti mogu biti:

1. Pregled.
2. Testiranje.
3. Informativan.
4. Potvrđujući.
5. Usporedna.
6. Naselje.
7. Analitički.

Prema obliku predaje razlikuju se grafički, tekstualni, tablični i kombinirani oblici. Ovisno o tehnici izrade, radovi se mogu pisati rukom ili ispunjavati na računalu.

Radni dokumenti revizora: Primjer

Papiri koje stručnjak koristi tijekom revizije odražavaju različite informacije. U skladu s tim razlikuju se radovi s podacima:

1. Pravna priroda.
2. O upravi i zaposlenicima tvrtke.
3. O strukturi i organizaciji poduzeća.
4. O ekonomskim temeljima djelatnosti poduzeća. Takvi dokumenti opisuju financijsku politiku poduzeća.
5. O računovodstvenom sustavu. To uključuje izvješća, primarne dokumente itd.
6. O organizacijskim i funkcionalnim poslovima. To može uključivati ​​planove, programe inspekcije, popise aktivnosti i postupaka itd.
7. O procjeni rizika. To uključuje izračune.
8. Provjeriti pojedine pokazatelje i artikle poduzeća.

Radni dokumenti također trebaju uključivati ​​preporuke i prijedloge, korespondenciju stručnjaka.

Značajke sadržaja

Stručnjak mora u dokumentaciju uključiti podatke o:

1. Planiranje inspekcije.
2. Priroda, vrijeme i obujam obavljenih aktivnosti, njihovi rezultati.
3. Zaključci koji su formulirani na temelju dobivenih i analiziranih materijala.

Radovi moraju sadržavati obrazloženje svih ključnih točaka o kojima će se dati konačno mišljenje.

Nijanse

1. Priroda zadatka.
2. Zahtjevi koje zaključak mora ispunjavati.
3. Značajke i priroda djelatnosti nadziranog subjekta.
4. Korištenje kontrolnih tehnika i metoda tijekom inspekcijskog nadzora.

Radna dokumentacija vlasništvo je revizorske kuće. Ona ima pravo s njima obavljati bilo kakve radnje prema vlastitom nahođenju, sve dok nisu u suprotnosti sa zakonom, drugim normama i profesionalnom etikom. Neki dokumenti ili izvaci iz njih mogu se predočiti poduzeću koje se pregleda. Ali oni ne mogu biti zamjena za računovodstvenu evidenciju.

Skladištenje

Nakon obavljenog pregleda dokumentacija se predaje u arhiv, a radovi se uvezuju i stavljaju u mape koje se kreiraju posebno za svaki pregled. U radnoj dokumentaciji koja se nalazi u spisima "stalni i tekući dosje" stranice su numerirane, a njihov broj naveden je na posebnim listovima. Papiri stalnih kupaca pohranjeni su u jednom kompletu. Dokumenti u takvim mapama raspoređeni su kronološkim redom. "Posebni" i "trajni" spisi mogu se prenositi iz jedne godine u drugu. Vodeći stručnjak ili drugi njemu podređeni revizori moraju na dokumentima označiti promjene, ako ih ima, i datum prilagodbi. Upisi se potvrđuju potpisom. Za sigurnost dokumenata, njihovu izradu i predaju u arhiv brine vodeći stručnjak odgovoran za pojedinu provjeru.

Dodatno

Svaki dokument mora sadržavati identifikacijske parametre. Tu se prije svega ubrajaju ime nadzirane osobe, razdoblje nadzora i sl. Osim toga, u radovima se moraju navesti identifikacijski indeksi, kao i unakrsne reference. To osigurava brže njihovo sastavljanje u datoteke. Na kraju svake mape navedeno je vaše puno ime. odgovornog radnika i njegov potpis. Dokumentacija se može čuvati na papirnatom ili elektroničkom mediju, kao i na foto filmu. Rok čuvanja spisa pohranjenih u arhivu je najmanje pet godina.

E.V. Bijeli čovjek Stručnjak časopisa Russian Tax Courier, uz sudjelovanje stručnjaka iz Federalne porezne službe Rusije
Časopis "Ruski porezni kurir", broj 6 za 2009

Sve poslovne transakcije koje provodi bilo koja organizacija moraju biti dokumentirane popratnim dokumentima. One su primarne knjigovodstvene isprave i služe kao osnova za računovodstvo. To je navedeno u stavku 1. članka 9. Saveznog zakona br. 129-FZ od 21. studenog 1996. (u daljnjem tekstu: Zakon br. 129-FZ). Osim toga, te iste isprave služe za obračun i plaćanje poreza i pristojbi. Često je arhiva dokumenata za cijelo razdoblje poslovanja tvrtke toliko opsežna da nema mjesta za postavljanje novih dokumenata. To znači da morate odrediti koliko dugo trebate pohraniti određene dokumente. Možda je vrijeme da neke od njih uništimo

Računovodstveni dokumenti

Opća razdoblja pohrane primarnih računovodstvenih dokumenata, računovodstvenih registara i financijskih izvješća utvrđena su člankom 17. Zakona br. 129-FZ. Navodi se da organizacija mora čuvati te dokumente najmanje pet godina. Za određivanje rokova čuvanja za pojedine vrste dokumenata potrebno je voditi se Popisom standardnih upravljačkih dokumenata nastalih u djelatnosti organizacija, s naznačenim rokovima čuvanja, koji je odobrio Federalni arhiv 6. listopada 2000. (u daljnjem tekstu: popis). Podaci o najčešćim vrstama dokumenata prikazani su u donjoj tablici.

Imajte na umu: rokovi utvrđeni u Popisu moraju se računati ne od datuma pripreme dokumenta, već od 1. siječnja sljedeće godine. To je zapisano u paragrafu 2.9 Uputa za korištenje Popisa, odobrenog od Rosarhiva 6. listopada 2000. (dalje u tekstu Uputa). Na primjer, računanje roka čuvanja predmeta završenih u 2008. godini počinje 1. siječnja 2009. godine.

Štoviše, organizacija, uzimajući u obzir specifičnosti svoje djelatnosti, ima pravo povećati trajanje pohrane dokumenata u usporedbi s razdobljem utvrđenim u Popisu (točka 2.11. Uputa). Takva odluka formalizirana je nalogom čelnika tvrtke ili ugrađena u njegove računovodstvene politike.

Porezne prijave i dokumenti za obračun poreza

Razdoblja tijekom kojih je organizacija dužna voditi porezne izvještaje utvrđena su u stavku 170. Popisa. Tako se godišnje porezne prijave moraju čuvati najmanje deset godina, tromjesečne najmanje pet godina, a mjesečne najmanje godinu dana. Ako ne postoji godišnje izvješće (npr. za PDV), tromjesečne i mjesečne porezne prijave moraju se čuvati najmanje deset godina. Mjesečna izvješća u nedostatku tromjesečnih izvješća treba se čuvati najmanje pet godina.

Nigdje nisu jasno navedeni rokovi čuvanja dokumenata na temelju kojih organizacija obračunava poreze i naknade. Samo podstavak 8. stavka 1. članka 23. Poreznog zakona Ruske Federacije navodi da su porezni obveznici dužni osigurati sigurnost dokumenata potrebnih za obračun i plaćanje poreza tijekom četiri godine. Ti dokumenti posebice uključuju računovodstvene i porezno knjigovodstvene podatke, kao i druge isprave kojima se potvrđuje primitak prihoda, rashoda, uplata i poreza po odbitku.

Sličan zahtjev utvrđen je u podstavku 5. stavka 3. članka 24. Poreznog zakona Ruske Federacije za porezne agente. Četiri godine moraju osigurati sigurnost dokumenata potrebnih za obračun, obustavu i prijenos poreza.

Od kojeg datuma se računa ovo četverogodišnje razdoblje? Rusko Ministarstvo financija smatra da navedeno razdoblje počinje nakon izvještajnog (poreznog) razdoblja u kojem je dokument posljednji put korišten za pripremu poreznih izvješća, obračun i plaćanje poreza, potvrđivanje primljenih prihoda i nastalih troškova (pismo od 18. listopada 2005. br. 03-03-04/2/83).

Bilješka

Za dionička društva – posebna pravila

Razdoblja tijekom kojih dionička društva moraju čuvati svoje dokumente utvrđena su Pravilnikom o postupku i rokovima čuvanja dokumenata dioničkih društava, odobrenim Rezolucijom Savezne komisije za tržište vrijednosnih papira Rusije od 16. srpnja 2003. br. 03-33/ps. Dakle, dužni su godišnje financijske izvještaje čuvati trajno, odnosno za vrijeme trajanja organizacije. Dokumenti za trajnu pohranu također uključuju:

• dokumenti o osnivanju i reorganizaciji društva;
• statut društva, njegove izmjene i dopune;
• potvrda o državnoj registraciji tvrtke;
• odluke o izdavanju vrijednosnih papira, prospekti za izdavanje vrijednosnih papira;
• zapisnik sa skupštine dioničara;
• zapisnici sa sjednica upravnog odbora (nadzornog odbora);
• popisi povezanih osoba društva;
• propisi o podružnicama i predstavništvima društva;
• zapisnici sa sjednica uprave (direkcije) društva, odluke direktora (generalnog direktora, predsjednika) društva;
• glasački papiri;
• zaključci revizijske komisije (revizora) društva i dr.

Recimo da se dioničko društvo likvidira. Ako ima ugovor s institucijom Ruskog arhiva, on prenosi dokumente na trajno čuvanje i kadrovski u državni arhiv.

Ako s arhivom ne postoji ugovorni odnos, državni arhiv dužan je primiti na pohranu samo dokumentaciju o osoblju zaposlenih u poduzeću. Mjesto čuvanja ostalih dokumenata određuje predsjednik likvidacijske komisije ili stečajni upravitelj.

Ako dioničko društvo prestane s radom kao rezultat reorganizacije, izvornici njegovih dokumenata mogu se prenijeti samo na jedno od novonastalih društava (u pravilu, društvo s najvećom neto vrijednošću imovine)

Porezna osnovica i iznos poreza utvrđuju se na kraju poreznog razdoblja (1. stavak, članak 55. Poreznog zakona Ruske Federacije). Za većinu poreza ovo razdoblje je kalendarska godina. Izuzetak je PDV, čije je porezno razdoblje tromjesečje. Dakle, rok čuvanja dokumenata potrebnih za obračun i plaćanje poreza mora se računati od sljedećeg dana nakon isteka poreznog razdoblja.

Primjer 1

Giatsint LLC je registriran u travnju 2004. Organizacija primjenjuje opći sustav oporezivanja.

Razdoblje od četiri godine tijekom kojeg Giatsint LLC mora pohraniti dokumente koji se odnose na izračune poreza na dohodak, jedinstvenog socijalnog poreza i poreza na imovinu poduzeća za 2004. je razdoblje od 1. siječnja 2005. do 31. prosinca 2008. Sukladno tome, organizacija će morati čuvati dokumente korištene za izračun ovih poreza za 2005. do 31. prosinca 2009.

Radni kontni plan, drugi dokumenti računovodstvene politike, kao i računalni programi za obradu podataka trebaju se čuvati najmanje pet godina nakon godine u kojoj su posljednji put korišteni za sastavljanje financijskih izvještaja (stavka 2. članka 17. Zakona br. 129. -FZ)

Do 2008. porezno razdoblje PDV-a utvrđeno je kao kalendarski mjesec, a za određene kategorije poreznih obveznika - kao tromjesečje (članak 163. Poreznog zakona Ruske Federacije).

Porezni obveznici dužni su poreznim tijelima i njihovim službenicima dostaviti dokumente potrebne za obračun i plaćanje poreza (podklauzula 6, točka 1, članak 23 Poreznog zakona Ruske Federacije)

Porezni agenti dužni su podnijeti poreznoj upravi na mjestu svoje registracije dokumente potrebne za praćenje ispravnosti obračuna, zadržavanja i prijenosa poreza (podtočka 4, točka 3, članak 24 Poreznog zakona Ruske Federacije)

Gubitak utvrđen krajem 2001. (prije stupanja na snagu poglavlja 25. Poreznog zakona Ruske Federacije) može se prenijeti u budućnost u iznosu koji ne prelazi iznos gubitka evidentiranog 1. srpnja 2001. ( stavak 4. članka 10. Saveznog zakona od 06.08.2001. br. 110-FZ)

Istodobno, kao dio porezne revizije na licu mjesta, razdoblje koje ne prelazi tri kalendarske godine koje prethode godini u kojoj je donesena odluka o provođenju revizije (članak 89. članka 4. Poreznog zakona Ruske Federacije) može se provjeriti. Na primjer, porezna kontrola zakazana za 31. prosinca 2008. može obuhvatiti godine 2005.-2007. i trajati najviše šest mjeseci u 2009. godini. To znači da je tijekom cijelog razdoblja revizije organizacija dužna čuvati dokumente vezane uz obračune poreza za revidirano razdoblje. Ali ona je to već dužna učiniti prema Zakonu br. 129-FZ. Uostalom, osnova za izračun poreza u pravilu su isti primarni računovodstveni dokumenti koji se koriste za odražavanje transakcija u računovodstvu. Minimalno razdoblje pohrane takvih dokumenata je pet godina (klauzula 1, članak 17 Zakona br. 129-FZ). Ispada da je, prema zakonodavstvu o računovodstvu, tijekom tekuće godine organizacija dužna pohraniti dokumente koji se odnose na obračune poreza i za ona razdoblja koja porezna tijela više ne mogu provjeriti.

Rok čuvanja knjiga nabave i knjiga prodaje posebno je propisan. Utvrđeno je u stavcima 15. i 27. Pravila za vođenje dnevnika primljenih i izdanih računa, knjiga nabave i knjiga prodaje pri obračunu poreza na dodanu vrijednost, odobrenih Uredbom Vlade Ruske Federacije od 2. prosinca 2000. br. 914. Njegovo minimalno trajanje je pet punih godina od datuma zadnjeg upisa u navedene dokumente.

Također napominjemo da prema točki 150. Popisa, organizacija mora izdane i primljene račune čuvati najmanje pet godina. Međutim, ako tijekom porezne ili druge kontrole dođe do nesuglasica s inspektorima, tada se računi moraju čuvati do donošenja konačne odluke na temelju rezultata te kontrole.

Iako se računi moraju čuvati minimalno pet godina, organizacija nije dužna na zahtjev porezne uprave dostaviti račune čiji je rok čuvanja od četiri godine već istekao. Na primjer, nakon što je 2009. godine primio zahtjev porezne inspekcije za podnošenje računa za 2004. godinu, porezni obveznik (porezni agent) ga možda neće udovoljiti.

Primjer 2

Iskoristimo uvjet iz primjera 1. Recimo da je prije 2008. porezno razdoblje PDV-a za Giatsint LLC bio kalendarski mjesec.

Organizacija je dužna voditi knjige nabave i knjige prodaje za travanj 2004. do 30. travnja 2009. (pod uvjetom da su zadnji upisi u njima obavljeni u travnju 2004.).

Rok čuvanja izdanih i primljenih računa od pet godina računa se od 1. siječnja godine koja slijedi nakon godine njihove izrade - od 1. siječnja 2005. godine. Odnosno, Giatsint LLC dužan je pohraniti fakture s datumom u travnju 2004. do 31. prosinca 2009.

Kako je u razdoblju od 2004. do 2007. porezno razdoblje PDV-a za trgovačko društvo bio kalendarski mjesec, za svaki se mjesec utvrđuje četverogodišnji rok čuvanja ostalih dokumenata potrebnih za obračun PDV-a. Obvezno minimalno razdoblje pohrane dokumenata koje organizacija koristi za obračun PDV-a za travanj 2004. je od 1. svibnja 2004. do 30. travnja 2008.

Rok čuvanja dokumenata vezanih uz obračun PDV-a za prvo tromjesečje 2008. godine od četiri godine počinje teći 1. travnja 2008. godine, a završava 31. ožujka 2012. godine. Trgovačko društvo će biti dužno voditi knjige nabave i prodaje za prvo tromjesečje 2008. godine do 31. ožujka 2013. godine (ako su zadnji upisi u njima obavljeni u ožujku 2008. godine), a račune za to razdoblje do 31. prosinca 2013. godine.

Dakle, primarne knjigovodstvene isprave moraju se čuvati najmanje pet godina. Međutim, u nekim situacijama popratne dokumente treba čuvati mnogo dulje.

Situacija 1. Organizacija prenosi gubitke u budućnost

U skladu s člankom 283. Poreznog zakona Ruske Federacije, tvrtka koja je obveznik poreza na dobit ima pravo smanjiti poreznu osnovicu tekućeg poreznog razdoblja za iznos gubitka ostvarenog u prethodnim poreznim razdobljima. Gubitak se može prenijeti u budućnost u roku od deset godina nakon poreznog razdoblja u kojem je primljen (2. stavak članka 283. Poreznog zakona Ruske Federacije).

Tijekom cijelog razdoblja prijenosa gubitka, organizacija mora čuvati dokumente koji potvrđuju iznos nastalog gubitka. To je navedeno u stavku 4. članka 283. Poreznog zakona Ruske Federacije. U dopisu od 03.04.2007. br. 03-03-06/1/206 rusko Ministarstvo financija objasnilo je da je otpis gubitaka moguć samo uz predočenje primarnih dokumenata koji potvrđuju ostvareni financijski rezultat.

Slični zahtjevi utvrđeni su za obveznike jedinstvenog poljoprivrednog poreza i organizacije koje koriste pojednostavljeni sustav oporezivanja. Prilikom prijenosa gubitaka u budućnost dužni su čuvati i dokumente koji potvrđuju iznos nastalog gubitka i iznos za koji je umanjena porezna osnovica za svako porezno razdoblje. To je navedeno u stavku 5. članka 346.6 i stavku 7. članka 346.18 Poreznog zakona.

Primjer 3

Azalia doo je obveznik poreza na dobit. Na kraju 2003. godine organizacija je zabilježila gubitak u poreznom računovodstvu. Njegov iznos je tijekom 2006.-2008. u dijelovima prenesen u budućnost.

Prema zahtjevima poreznog zakonodavstva, organizacija je bila dužna četiri godine - do 31. prosinca 2007. - pohraniti primarne računovodstvene dokumente potrebne za izračun poreza na dobit za 2003. godinu. Budući da su porezne osnovice za 2006.-2008. godinu umanjene za iznos gubitka iz 2003. godine, društvo nastavlja čuvati te dokumente. Ona ih mora održavati još četiri godine nakon isteka 2008. (zadnje godine za koju je umanjena porezna osnovica za iznos gubitka prethodnih godina) - do 31. prosinca 2012. godine.

Situacija 2. Utvrđeni su gubici iz prethodnih godina ili su nenaplativa potraživanja otpisana

Gubici iz prethodnih poreznih razdoblja koje je porezni obveznik identificirao u tekućem izvještajnom ili poreznom razdoblju izjednačavaju se s neoperativnim troškovima na temelju podstavka 1. stavka 2. članka 265. Poreznog zakona Ruske Federacije. Drugim riječima, takvi gubici umanjuju poreznu osnovicu poreza na dobit za razdoblje u kojem su nastali.

Osim toga, iznosi loših potraživanja također su izjednačeni s neposlovnim rashodima, a ako organizacija formira rezervu za sumnjiva potraživanja, iznosi loših potraživanja koji nisu pokriveni sredstvima pričuve (podtočka 2. točka 2. članak 265. Porezni zakon Ruske Federacije).

Prema općem pravilu utvrđenom u stavku 1. članka 252. Poreznog zakona Ruske Federacije, pri izračunu poreza na dohodak mogu se priznati samo oni troškovi koji su dokumentirani. To znači da kako bi se u porezne svrhe uzeli u obzir gubici iz prethodnih godina utvrđeni u tekućoj godini ili otpisali loša potraživanja, organizacija mora imati odgovarajuće popratne dokumente. Također, dužan je te dokumente čuvati najmanje četiri godine nakon isteka godine za koju je umanjena porezna osnovica za iznos navedenog gubitka ili otpisanog nenaplativog duga.

Situacija 3. Organizacija posjeduje dugotrajnu imovinu

Recimo da tvrtka posjeduje dugotrajno sredstvo koje je kupljeno prije više od deset godina. Čini se da je rok skladištenja dokumenata o njegovoj nabavi i puštanju u rad već istekao.

Međutim, takvi se dokumenti moraju čuvati cijeli vijek trajanja imovine. Uostalom, tijekom tog razdoblja organizacija obračunava amortizaciju u porezu i računovodstvu. Za priznavanje troškova amortizacije, tijekom cijelog razdoblja amortizacije mora imati dokumente koji potvrđuju stjecanje objekta i njegovo puštanje u rad.

Osim toga, tvrtka plaća porez na imovinu na ostatak vrijednosti dugotrajne imovine. Slijedom toga, za opravdanje obračuna za ovaj porez potrebni su joj i navedeni dokumenti.

Pretpostavimo da organizacija odluči prodati imovinu koja se amortizira. Prema podstavku 1. stavka 1. članka 268. Poreznog zakona Ruske Federacije, ona ima pravo smanjiti prihod od prodaje za preostalu vrijednost ove imovine. Ali rezidualna vrijednost objekta ponovno mora biti potvrđena relevantnim dokumentima.

Stoga, čak i ako organizacija koja posjeduje imovinu koja se amortizira, ne planira je prodati, preporučljivo je da zadrži dokumente o stjecanju ove imovine, njenom puštanju u rad i obračunu iznosa amortizacije za cijeli život tvrtke.

U slučaju prodaje druge imovine (osim vrijednosnih papira, proizvoda vlastite proizvodnje, kupljene robe), organizacija umanjuje dobiveni dohodak za cijenu stjecanja ili stvaranja ove imovine (podtočka 2, stavak 1, članak 268 Poreznog zakona Ruske Federacije). Naravno, pod uvjetom da može dokumentirati navedenu cijenu. U nedostatku takvih dokumenata društvo nema pravo umanjiti poreznu osnovicu poreza na dobit za iznos izdataka za stjecanje imovine, budući da ti izdaci ne ispunjavaju uvjete iz stavka 1. članka 252. Porezne Kodeks Ruske Federacije. Razdoblja čuvanja ovih dokumenata u ovom slučaju nisu bitna. Sličan stav je dat u pismu Ministarstva financija Rusije od 15. rujna 2005. br. 03-03-02/84.

Skladištenje dokumenata

Troškovi se priznaju kao opravdani i dokumentirani troškovi poreznog obveznika, au slučajevima predviđenim u članku 265. Poreznog zakona Ruske Federacije - gubici koje je pretrpio (1. stavak članka 252. Poreznog zakona Ruske Federacije)

Za porezne svrhe, preostala vrijednost imovine koja se amortizira utvrđuje se prema pravilima navedenim u stavku 1. članka 257. Poreznog zakona Ruske Federacije

Popis dokumenata dioničkog društva koje mora pohraniti na mjestu izvršnog tijela utvrđen je stavkom 1. članka 89. Saveznog zakona od 26. prosinca. 95 broj 208-FZ

Uvjeti pod kojima je elektronički potpis u elektroničkom dokumentu jednak vlastoručnom potpisu u dokumentu na papiru propisani su člankom 4. Saveznog zakona od 10. siječnja 2002. br. 1-FZ „O elektroničkom digitalnom potpisu“

Organizacije čiji dokumenti ne podliježu prihvatu u državni ili općinski arhiv uništavaju dokumente s isteklim rokovima čuvanja bez dogovora s arhivskim tijelima (točka 3.9. Upute).

Odgovornost za organiziranje pohrane računovodstvenih dokumenata, računovodstvenih registara i financijskih izvješća leži na čelniku organizacije (članak 17. stavak 3. Zakona br. 129-FZ)

Svaka organizacija samostalno određuje gdje se dokumenti pohranjuju. U pravilu se većina dokumenata nalazi u uredu tvrtke. Ako postoje značajne količine dokumentacije, preporučljivo je dodijeliti posebno mjesto za arhivu ili čak iznajmiti posebnu prostoriju u koju možete prenijeti obrađene dokumente koji se više ne koriste u trenutnom radu.

Druga mogućnost je prijenos dokumenata na pohranu u specijaliziranu arhivsku tvrtku. Međutim, ako je organizacija dioničko društvo, tada treba uzeti u obzir sljedeću značajku. Stavak 2. članka 89. Saveznog zakona br. 208-FZ od 26. prosinca 1995. navodi da dioničko društvo mora pohraniti niz dokumenata na mjestu svog izvršnog tijela. Takvi dokumenti posebno uključuju financijska izvješća, računovodstvene dokumente, dokumente koji potvrđuju prava poduzeća na vlasništvo u njegovoj bilanci.

Naravno, s vremenom se volumen arhiva svake organizacije povećava, te su potrebni novi prostori za njihov smještaj. Možda je prikladnije pohraniti dokumente ne u papirnatom, već u elektroničkom obliku?

Ova je mogućnost izravno predviđena u odnosu na primarne računovodstvene dokumente i računovodstvene registre (članak 7., članak 9. i stavak 1. članak 10. Zakona br. 129-FZ). Osim toga, članak 314. Poreznog zakona Ruske Federacije navodi da se porezni računovodstveni registri vode na papiru, elektronički ili na bilo kojem strojnom mediju. Istodobno, moraju biti zaštićeni od neovlaštenih ispravaka.

U pismu od 24. srpnja 2008. br. 03-02-07/1-314, Ministarstvo financija Rusije objasnilo je da je pohranjivanje primarnih dokumenata, računovodstvenih i poreznih računovodstvenih dokumenata dopušteno u elektroničkom obliku, osim ako nije drugačije određeno regulatornim pravnim akti Ruske Federacije i pod uvjetom da su elektronički dokumenti ovjereni elektroničkim digitalnim potpisom (EDS).

Osnovna pravila za rad arhiva organizacija odobrena su odlukom odbora Rosarhiva od 06.02.2002. (u daljnjem tekstu: Osnovna pravila). Odredbom 2.3.1. Temeljnih pravila utvrđeno je da je potrebno provoditi godišnju provjeru vrijednosti dokumenata, odnosno odrediti rokove njihovog čuvanja i odabrati dokumente za dugotrajnu pohranu i uništenje.

Uništavanje i odlaganje dokumenata

Organizacija ima pravo samostalno uništiti dokumente čiji je rok čuvanja istekao (potrgati ih ručno ili uz pomoć šredera, baciti ih, spaliti) ili ih predati na zbrinjavanje specijaliziranoj tvrtki koja se bavi preradom sekundarnih sirovina. Popis dokumenata koji podliježu uništenju ili odlaganju odobrava voditelj organizacije. Može se izdati u obliku naloga ili uputa upravitelja ili u obliku akta koji je tvrtka izradila samostalno. Primjer takvog čina dat je u nastavku.

Crtanje. Uzorak akta o odabiru dokumenata za uništenje

Osim toga, organizacija može koristiti uzorak akta o dodjeli za uništenje dokumenata koji ne podliježu pohrani. Njegov obrazac odobren je u Dodatku br. 4 Temeljnih pravila.

Prilikom sastavljanja popisa dokumenata koji se uništavaju nije potrebno navoditi pojedinosti o svakom dokumentu. To proizlazi iz odredbi stavka 2.4.5 Osnovnih pravila. Navodi se da se slični predmeti (isprave) uvrštavaju u akt pod općim naslovom u kojem se navodi broj predmeta koji su raspoređeni u ovu skupinu (primjerice, pretprijave za 2000. godinu).

Predaja dokumentacije na reciklažu izdaje se uz račun na kojem je naznačen datum predaje, broj predane dokumentacije (broj mapa, kutija i sl.) i težina starog papira. Utovar i odvoz radi odlaganja obavljaju se pod kontrolom zaposlenika odgovornog za sigurnost dokumenata u organizaciji (točka 2.4.7 Temeljnih pravila).

Ukoliko poduzeće samostalno uništava dokumente, tu činjenicu formalizira posebnim aktom o uništavanju dokumenata. Budući da ne postoji jedinstveni obrazac, također se sastavlja u bilo kojem obliku. Napominjemo da je uništavanje dokumenata nakon isteka roka čuvanja pravo, a ne obveza organizacije (vidi dopis Ministarstva financija Rusije od 18. listopada 2005. br. 03-03-04/2/ 83). Drugim riječima, tvrtka može nastaviti pohranjivati ​​dokumente čak i nakon što isteknu njihova obvezna razdoblja čuvanja.

Odgovornost za gubitak dokumenata

Porez. Nedostatak primarnih dokumenata, računa ili računovodstvenih registara kod poreznog obveznika smatra se grubim kršenjem pravila o računovodstvu prihoda i rashoda i oporezivih stavki. Za takav prekršaj, članak 120. Poreznog zakona predviđa odgovornost u obliku novčane kazne u iznosu od:

5000 rubalja - ako nema dokumenata za jedno porezno razdoblje;

15 000 rub. — u nedostatku dokumenata za više od jednog poreznog razdoblja;

10% iznosa neplaćenog poreza, ali ne manje od 15.000 rubalja, ako je porezna osnovica podcijenjena zbog nedostatka dokumenata.

Osim toga, ako porezni obveznik (platitelj naknade, porezni agent) ne dostavi dokumente ili druge podatke na zahtjev porezne inspekcije, od njega će se naplatiti novčana kazna od 50 rubalja. za svaki nedostavljeni dokument (1. stavak članka 126. Poreznog zakona Ruske Federacije).

Upravni. Kršenje pravila za pohranu, nabavu, snimanje ili korištenje arhivskih dokumenata povlači za sobom upozorenje ili izricanje administrativne novčane kazne službenicima u iznosu od 300 do 500 rubalja. To je navedeno u članku 13.20 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije. Za kršenje postupka i uvjeta pohranjivanja računovodstvenih dokumenata službenici mogu biti kažnjeni administrativnom novčanom kaznom u iznosu od 2.000 do 3.000 rubalja. (Članak 15.11 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije).

Kriminalac. Krađa, uništenje, oštećenje ili prikrivanje službenih dokumenata počinjeno iz plaćeničkih ili drugih osobnih interesa kažnjava se novčanom kaznom do 200.000 rubalja. ili u visini plaće ili drugog primanja osuđenog za vrijeme do 18 mjeseci, ili popravnim radom do dvije godine, ili uhićenjem do četiri mjeseca, ili kaznom zatvora do do jedne godine (1. stavak članka 325. Kaznenog zakona Ruske Federacije)

Odredba Ministarstva kulture Rusije od 25. kolovoza 2010. br. 558 odobrila je Popis standardnih upravljačkih arhivskih dokumenata nastalih u procesu aktivnosti državnih tijela, lokalnih samouprava i organizacija, s naznakom razdoblja pohrane (u daljnjem tekstu: novi Popis ). U vezi s tim, nalog Rosarhiva od 26. kolovoza 2010. br. 63 proglasio je Popis standardnih dokumenata upravljanja nastalih u aktivnostima organizacija, s naznakom razdoblja pohrane, odobrenim 6. listopada 2000. (u daljnjem tekstu stari popis) , više nije na snazi. Oba dokumenta osiguravaju minimalno razdoblje čuvanja dokumenata.

Računanje rokova čuvanja spisa i dokumenata počinje od 1. siječnja godine koja slijedi nakon godine u kojoj su nastali. Primjerice, od 1. siječnja 2011. počinje računati rok čuvanja predmeta koji su uredski završeni u 2010. godini.
Obračun rokova čuvanja knjiga (časopisa) registracije (računovodstva) počinje 1. siječnja nakon posljednjeg upisa u knjigu (časopis). Dakle, ako je knjiga koja evidentira kretanje radnih knjižica i uložaka u njima otvorena od siječnja 2004. godine, a posljednji upis u nju izvršen je 2009. godine, tada će se rok čuvanja knjige računati od 1. siječnja 2010. godine.

Novi popis sastoji se od 12 odjeljaka:

1) dokumenti koji odražavaju administrativne, organizacijske funkcije upravljanja, kontrolne funkcije, kao i pravnu podršku za upravljanje, organizaciju dokumentacijske podrške za upravljanje i pohranjivanje dokumenata od strane organizacija;
2) dokumente o planiranju i cijenama;
3) isprave o financiranju i kreditiranju;
4) isprave o računovodstvu i izvještavanju;
5) dokumenti o organizaciji i ostvarivanju gospodarskih, znanstvenih, tehničkih, kulturnih i drugih odnosa organizacija;
6) dokumenti o uslugama informiranja o djelatnosti organizacija;
7) akti o organizaciji rada, standardima rada, tarifama, naknadama, zaštiti na radu;
8) dokumenti o radu s osobljem: zapošljavanje, premještanje, otpuštanje zaposlenika, poboljšanje njihovih kvalifikacija, provođenje certifikacije, kao i nagrađivanje;
9) dokumente o logistici djelatnosti i organizaciji skladištenja imovine i materijalnih sredstava;
10) dokumenti o administrativnim i gospodarskim službama organizacija: usklađenost s internim propisima, rad poslovnih zgrada, prometne usluge, interne komunikacije, osiguranje sigurnosti organizacija;
11) dokumenti koji odražavaju socijalna i svakodnevna pitanja, uključujući socijalno osiguranje, stambena i svakodnevna pitanja, aktivnosti u slobodno vrijeme;
12) dokumenti koji odražavaju organizaciju aktivnosti primarnih sindikata i drugih javnih organizacija (udruga).

Novi Popis odnosi se na sve organizacije, neovisno o vrsti djelatnosti i obliku vlasništva. Značajno je proširen popis dokumenata o regulativi, tarifama i naknadama, zaštiti na radu i kadrovskim pitanjima. U rubrici „Zaštita na radu“ posebna pažnja posvećena je dokumentima o ozljedama, radu sa štetnim i opasnim uvjetima rada.

Detaljnije je prikazan popis naloga za osoblje. Tako su se u starom Popisu sve naredbe o osoblju trebale čuvati 75 godina (čl. 6.). Izuzetak su bile naredbe o davanju redovitih i obrazovnih dopusta, dežurstava, kazni i kratkotrajnih službenih putovanja u zemlji. Njihov minimalni rok trajanja bio je 5 godina. U novom Popisu proširuje se popis naloga (čl. 19.). Sljedeće naredbe moraju se čuvati 75 godina:
prijem, premještaj, kombinacija, premještaj, otkaz;
potvrde, usavršavanje, dodjela zvanja (činova);
promjena prezimena;
poticaji, nagrade;
plaće, bonusi, razne isplate;
sve vrste dopusta za radnike s teškim, štetnim i opasnim uvjetima rada, roditeljski dopust, dopust bez plaće (plaće);
dežurstvo prema profilu osnovne djelatnosti;
duža službena putovanja u zemlji i inozemstvu, službena putovanja radnika s teškim, štetnim i opasnim uvjetima rada.

Naredbe koje se tiču:
disciplinske sankcije;
godišnji plaćeni odmor;
godišnji odmor u vezi s obukom;
dužnost;
kratkoročna domaća i inozemna službena putovanja.

Pogledajmo kako su se promijenila neka razdoblja čuvanja računovodstvenih dokumenata. Kao i do sada, godišnje i konsolidirane godišnje (sada konsolidirane) bilance i izvješća čuvaju se trajno (čl. 351.). Tromjesečno - 5 godina, mjesečno - 1 godina. Međutim, rok čuvanja analitičke dokumentacije (tablica, izvješća) za godišnje financijske izvještaje smanjen je na 5 godina (čl. 354.). Do sada su se trebala čuvati trajno uz godišnja izvješća (čl. 137.). Novim Popisom posebno (čl. 352.) su propisani rokovi čuvanja proračunskih izvješća (bilance, izvješća, potvrde, obrazloženja), iako su rokovi čuvanja slični. Prvi put je utvrđen rok (trajnog) čuvanja računovodstvenih (financijskih) izvještaja u skladu s međunarodnim standardima financijskog izvještavanja ili drugim standardima (čl. 358.). Rok čuvanja računa smanjen je s 5 (čl. 150.) na 4 godine (čl. 368.). Ako se ranije popis osoba ovlaštenih za potpisivanje primarnih knjigovodstvenih isprava trebao čuvati do njegove zamjene novim (čl. 164.), sada - najmanje 5 godina nakon njegove zamjene novim (čl. 380.). Prema starom Popisu, rok čuvanja potvrde o prijavi u poreznu upravu bio je 5 godina nakon odjave (čl. 169.), sada se treba čuvati trajno (čl. 381). Posebno su određeni rokovi čuvanja isprava o poreznom knjigovodstvu i poreznom izvješćivanju: registri obračuna poreza na zemljište (članak 389.) – 5 godina; obračun plaća za odbitak premija osiguranja Fondu socijalnog osiguranja Ruske Federacije (članak 391.): godišnje - stalno, tromjesečno - 5 godina; izvješća o prijenosu sredstava državnog i nedržavnog osiguranja (članak 391.) - stalno; porezne prijave (obračuni) pravnih osoba za sve vrste poreza (članak 392.), porezne prijave i obračuni akontacija jedinstvenog socijalnog poreza (članak 393.), porezne kartice obrasca 1-NDFL (članak 394.), prijave i obračuni akontacije obveznog mirovinskog osiguranja (čl. 395.), podatke o primanjima pojedinaca (čl. 396.) itd. čuvati 5 godina. Podsjećamo, u čl. 23 Poreznog zakona Ruske Federacije govori o pohranjivanju računovodstvenih podataka i drugih dokumenata potrebnih za obračun i plaćanje poreza, kao i dokumenata koji potvrđuju primljene i nastale troškove, tijekom četiri godine. Registri podataka o dohotku pojedinaca moraju se čuvati 75 godina (članak 397.). Novi Popis sadrži rezervu u pogledu dokumenata za evidentiranje poreza na dohodak, jedinstvenog socijalnog poreza i doprinosa za mirovinsko osiguranje. Ako organizacija ne vodi osobne račune, tada minimalno razdoblje pohrane ovih dokumenata više nije 5, već 75 godina. Po prvi put je utvrđen rok čuvanja knjiga prihoda i rashoda organizacija i samostalnih poduzetnika koji koriste pojednostavljeni porezni sustav (članak 401.) - trajno. Prema mišljenju autora, ovom se odredbom poduzetnici koji koriste pojednostavljeni sustav oporezivanja stavljaju u nepovoljniji položaj u odnosu na one koji koriste redovni sustav oporezivanja, budući da potonji dokumente koji su temelj za izradu porezne prijave čuvaju najčešće 5 godina. Novi popis detaljno opisuje razdoblja čuvanja revizijskih dokumenata. Stari Popis propisivao je trajan rok čuvanja samo za izvješća o reviziji (čl. 50.). Sada je potrebno trajno pohraniti ne samo revizorsko izvješće o godišnjim računovodstvenim (financijskim) izvještajima (čl. 408.), već i standarde i metode za provođenje revizije revizorske organizacije i pojedinog revizora (čl. 404.), opću reviziju. planovi (članak 405.), opći programi revizije (članak 406.). Ovi dokumenti nisu bili uključeni u stari popis. Rok čuvanja ugovora o pružanju usluga revizije ostaje nepromijenjen – 5 godina nakon isteka ugovora.

Detaljnije je prikazan popis vrsta ugovora. Gotovo svi imaju rok skladištenja od najmanje 5 godina nakon isteka ugovora. Izuzetak je napravljen za:
ugovor o darovanju (članak 439.) - trajno;
ugovori o renti (članak 442.) – trajno;
ugovori o najmu imovine (članak 449.) – trajno;
ugovor o zalogu imovine – ​​10 godina nakon isteka ugovora.

Kao što vidite, novi Popis je detaljniji i uzima u obzir dokumente koji su se nedavno pojavili u aktivnostima organizacija.