Этапы внедрения wms системы на складе. Практика внедрения WMS на складе - начальные этапы внедрения. Из чего состоят современные WMS-системы

Главная цель внедрения WMS - возможность увеличить оборачиваемость товаров магазина. WMS за счет продуманного функционала и широкого спектра возможностей практически идеально вписалась в российские реалии. Она отлично подходит для автоматизации бизнес-процессов, в особенности - розничных магазинов.

О чем вы узнаете:

Автоматизация любого процесса позволяет в разы повысить эффективность работы магазина и, как следствие, поддержать его конкурентоспособность. Что актуально не только для обширных торговых сетей, но и для небольших торговых организаций.

Введение в управление бизнесом компьютеризированных систем практикуется уже давно. Рынок ежегодно предлагает новые разработки программ для торговли, но одной из лучших признана WMS - система управления складом.

Определение WMS-системы: что это?

Буквально название информационной программы - Warehouse Management System (сокращенно - WMS) - переводится как «система управления складом». Ее главной задачей является автоматизация:

бизнес-процессов склада;
действий, выполняемых кладовщиками и логистами.

В реальности WMS - это не что иное, как комплекс технических и программных платформ. Преимуществом системы является возможность адаптировать ее под конкретный склад или магазин.

Использование WMS-системы управления складом помогает:

управлять топологией склада;
оперативно вносить изменения в товарную номенклатуру , вести реестр;
производить планирование любых работ на складе;
управлять логистикой и т.п.

Когда возникает потребность во внедрении WMS-системы на складе в розничном магазине?

Наиболее часто внедрением WMS-системы на складе интересуются розничные торговые компании, как среднего или крупного уровня, так и сравнительно небольшие магазины.

К списку основных причин для внедрения WMS-системы на складе можно отнести:

Внутрискладские проблемы компании, требующие оптимального решения.
Неудовлетворенность работой склада со стороны заказчиков и клиентов компании.
Стремление руководства выйти на более совершенный уровень автоматизации работы склада.

Программа для автоматизации склада Бизнес.Ру заметно облегчит работу и сэкономит время. Благодаря ей, инвентаризацию можно проводить в два клика и управлять неограниченным количеством складов одновременно. Преимущества:

весь процесс автоматизирован и нагляден;
все операции выполняются в пару кликов;
прозрачное резервирование товаров;
учет товаров в различных единицах измерения и тд.

Из чего состоят современные WMS-системы?

Собственники небольшого розничного бизнеса привыкли отслеживать товародвижение «по старинке», используя:

«бумажный» учет, то есть обычные журналы, бланки накладных, товарных чеков, заполняемых вручную;
«легкий» компьютеризированный вариант с помощью программы Microsoft Excel , где опять же вручную на компьютере вбиваются данные в заготовки шаблонов (общепринятые формы журналов учета, накладных и даже схема складской карты);
бюджетный вариант специализированных ПО.

Последний становится все более распространенным, и многие бизнесмены средней руки ошибочно считают, что использование таких программных продуктов и является автоматизацией склада.

В состав современной WMS-системы должны входить:

Непосредственно программное обеспечение;
Сервер или главный стационарный компьютер для установки ПО;
Рабочий компьютер (рабочая станция) для работы оператора склада;
Лазерный принтер для печати необходимой документации;
Терминалы для сбора данных - мобильные портативные ПК (беспроводные) со сканирующим штрих-коды устройством;
Беспроводная сетевая связь для терминалов.

Основные потребители WMS-решений

К числу основных потребителей WMS-решений можно отнести:

склады логистических компаний - Third Party Logistics (3PL);
склады промышленных предприятий;
торговые предприятия (опт и розница).

К последним относятся:

крупные торговые комплексы;
сетевые ритейлеры, в состав которых входят от 30 и более магазинов;
интернет-магазины;
небольшие розничные магазины.

С ростом товарооборота растет само торговое предприятие, его ассортимент, складские площади. Однако увеличение площадей не означает рост числа складов. Наоборот, ритейлеры стремятся сократить их число на розничных точках, укрупняя главный складской (распределительный) центр. Именно с него ведется распределение товара по розничным магазинам и бесперебойное пополнение их запасов. Это привело к росту спроса на ПО, способное наладить и оптимизировать логистические процессы склада.

Наличие своего распределительного центра позволяет ритейлерам сократить расходы на оплату услуг посреднических компаний, забирающих солидную долю их маржи. В итоге для ритейлеров логистический вопрос стал одним из главных условий повышения конкурентоспособности и выживания на рынке.

Другая причина востребованности WMS-решений заключается в российских реалиях ведения торговли и устаревшей складской инфраструктуре. Последний фактор немаловажен, так как розничные сети работают с большим ассортиментом.

Чтобы в полной мере оценить все преимущества автоматизации склада используйте программу Бизнес.Ру. Программа обладает понятным интерфейсом с возможностью настройки под пользователя. Также вы сможете проследить весь путь товара от склада до полки магазина внутри системы Бизнес.Ру.

Особенности внедрения WMS

Эксперты и аналитики сходятся во мнении, что WMS - это отдельный самодостаточный класс программно-аппаратных платформ. При этом многие находят в ней сходство с ERP, CRM и рядом других схожих программно-аппаратных решений:

ERP. Схожесть с этим ПО отмечается в связи с процессом планирования ресурсов производства. То есть в таком же аспекте рассматривается и склад. Из-за этого многие рассматривают WMS как подвид ERP узкой направленности (на склад). Но тут стоить принять во внимание существующие между ними отличия: стандартные ERP-решения ограничены в ресурсах управления складским хозяйством. По этой причине IT-разработчики относят их к отдельной группе решений.
CRM. Эти системы при сравнении с WMS имеют еще больше отличий, так как нацелены на взаимоотношения компании с клиентами. CRM направлена на управление клиентской базой, повышение качества обслуживания, повышение динамики продаж и пр. Даже если рассматривать склад как один из предметов взаимодействия компании с контрагентами, задачи решаются совсем другие.

Именно узкопрофильность делает WMS-решения уникальными и независимыми от других.

На рынке ПО ежегодно появляются новые программные продукты для склада, которые нацелены на решение нескольких задач и являются «гибридами» основных систем. Такие системы в силу своей новизны и ценовой доступности могут стать хорошей альтернативой внедрения WMS в небольшой по размерам розничный бизнес.

Функции WMS

Функциональность системы позволяет широко использовать ее практически на любом этапе розничной торговли. Вариативность и универсальность имеет множество преимуществ:

анализом и принятием решений занимается сама система, а не человек, выполняющий функции не столько руководителя, сколько оператора;
адресацией на складе также занимается система, разделяющая склад на сектора и зоны, а зоны на ячейки (палетоместо) для облегчения поиска нужного товара. Каждой зоне, ячейке дается код - в итоге получается готовая складская карта с возможностью адресного хранения;
отслеживание перемещения товара из одной ячейки в другую, его «входа-выхода» на склад также осуществляется системой;
WMS фиксирует каждый этап движения товара внутри склада, документирует его и распечатывает нужный документ. Она же, через сканирование бейджа исполнителя, определяет и автоматически распечатывает для него задание.

И это далеко не все возможности WMS. Разнообразие и комбинированность вариантов напрямую зависят от задач, которые ставит перед собой конкретный поставщик. К наиболее востребованным ключевым функциям любой современной WMS-системы относятся:

управление всеми ключевыми складскими операциями, например, приемкой, инвентаризацией, комплектацией, оприходованием или отгрузкой;
моделирование схем упаковывания товаров с учетом их размеров и особенностей транспортировки;
ведение документооборота внутреннего и внешнего, обусловленного работой с контрагентами;
эффективное управление ресурсами.

«Умная» система способна довольно легко настраиваться на определенный спектр задач и формировать алгоритмы индивидуально под конкретный процесс. Так большинство WMS-систем имеют в своем арсенале функцию моделирования транспортных потоков внутри складского помещения, на близлежащей территории и за ее пределами.

Модульный принцип формирования комплекса решений позволяет дополнять стандартные варианты возможностями управления заказами и продажами. Система является автономной и способна обрабатывать данные товарооборота, а также управлять процессами в автоматизированном режиме практически без участия персонала.

Преимущества для розничного магазина при внедрении WMS-систем

Любое нововведение, которое призвано оптимизировать работу склада, должно быть выгодным прежде всего его владельцу. Интегрируя в систему WMS, некоторые поставщики полагают, что интенсификацией работы склада возможности системы ограничиваются, но это далеко не так. Даже если учесть специфику и направление работы розничного склада, у предлагаемого решения есть целый набор очевидных плюсов, актуальных для всех вариантов использования:

Высокая точность данных по складским остаткам и движению материальных ценностей, обеспеченное WMS-системой управления складом. Правда, для этого необходимо выбрать в качестве основного способа хранения адресный и обеспечить максимально точный статистический учет всех товаров на складе.
Автоматизация склада, позволяющая сэкономить огромное количество времени и ресурсов на учет и соответствующие расчеты.
Максимальная оптимизация складских ресурсов, алгоритмов размещения товаров на свободных площадях с точки зрения эргономики. Для этого во многих системах предусмотрена функция моделирования расположения предметов с учетом их габаритов и веса.
Высокая точность расчетов, практически исключающая вероятность ошибки при формировании любого внутрискладского или логистического процесса.
Сокращение затрат на эксплуатацию за счет улучшения логистики внутри склада и сокращении времени использования спецтехники. Такой подход позволяет снизить амортизацию, сэкономить на топливе и на электроэнергии.

Области применения

Внедрение системы WMS на складе - стандартный вариант, однако перечень сфер применения WMS-системы достаточно большой. К ним можно отнести:

оптовую и розничную торговлю, особенно при наличии удаленных торговых точек;
сферу аутсорсинговых логистических услуг;
производственные предприятия.

Более широко целевого потребителя WMS можно представить по-другому: те, для кого логистика имеет более глубокое значение, чем обычное хранение. WMS-решения дают возможность управлять нужным бизнес-процессом в режиме «real-time», оптимизировать использование ресурсов предприятия и повысить эффективность управления персоналом.

Главные области применения WMS заключаются в автоматизации:

торговли (опт, розница, опт-розница), включая удаленные точки;
разъездной торговли со склада;
складов, сетевых складов, складских комплексов;
предприятий, выпускающих продукты питания, в том числе хладокомбинаты;
предприятий, выпускающих товары FMCG и промтовары;
биллинг-систем.

А также архивное хранение и любая деятельность, подразумевающая масштабные объемы хранения и движения.

Архитектура систем WMS

Состав, то есть архитектура WMS-систем включает 3 уровня:

I-й уровень - это пользовательский интерфейс, включающий «клиентское приложение» на ПК. С его помощью работник выполняет стандартные операции, осуществляет ввод и изменение данных, контактирует с остальным персоналом склада, знакомится с итогами просчетов операций по складу от системы.

II-й уровень - это главный сервер WMS-системы, в котором производится обработка и осуществляется хранение данных. Современные модификации ПО относятся к облачному типу. При получении команд с I-го уровня сервер заносит данные в соответствующую базу, управление которой происходит на основе определенного алгоритма.

III-й уровень - это «бизнес-логика» WMS-системы, которая задействует программный код «задачи/процессы». На этом уровне обрабатываются данные с сервера, которые потом возвращаются в виде определенного алгоритма, поступающего на I-й уровень.

Основные типы WMS

Функциональность - не единственный критерий, применяемый для классификации WMS-систем. Специалисты в сфере IT и логистики также выделяют такие типы систем, как:

WMS-решения стартового уровня, которые рассчитаны на управление складским хозяйством небольших розничных магазинов и компаний, не богатых в вопросах товарной номенклатуры.
«Коробочные» решения, рассчитанные на управление складским хозяйством средних масштабов (максимум 10 тыс. кв. метров) с более разнообразным ассортиментом, но небольшой динамикой товарооборота.
«Адаптируемые» решения, используемые в крупных логистических компаниях и распределительных центрах.
«Конфигурируемые» решения, разработанные для больших складских комплексов, где динамика товарооборота высока.

Внедрение WMS-системы позволяет сделать бизнес-процессы на складах различных типов автоматизированными. Главная составляющая системы - программное обеспечение, посредством которого осуществляется управление операциями на складе и взаимодействие с внешними приложениями.

Обычно при внедрении Warehouse Management System на стороне заказчика подготавливается серверное оборудование для развертывания базы данных и самого решения. Внедряя программу в режиме SaaS, эту задачу берет на себя разработчик. После этого подключают периферийные устройства, которые обеспечивают автоматизированный ввод и идентификацию сведений в системе.

Программное обеспечение WMS осуществляет автоматизированное управление складом. Достичь высокой эффективности позволяет тщательное планирование требуемых для внедрения работ.

Этапы внедрения

1. Выявление требований к программе

Чтобы внедрить WMS, необходимо сформировать требования к складской системе и разработать логистическую модель склада. Эта процедура предполагает выполнение следующих действий:

прогнозирование основных объектов логистики - материальных потоков и их параметров (структура, объем, сезонность);
расчет целевой производительности склада;
определение технологических зон;
распределение ресурсов (трудовых и техники, используемой для погрузочно-разгрузочных работ) и оборудования;
определение процессов, которым требуется автоматизированный учет и управление, а также необходимого для них документооборота.

На этом же этапе внедрения необходимо теоретически описать взаимодействие складского комплекса с внешними службами. В результате вырабатываются рекомендации по функционированию склада и обозначаются требования к системе автоматизации для управления им, а именно: ответы на вопросы, как WMS будет описывать товарные позиции и упаковку, осуществлять управление процессами, формировать документацию и отчетность, распределять и контролировать в автоматизированном режиме задания для сотрудников склада.

2. Расчет рентабельности

Рассчитывая рентабельность, нужно проанализировать сроки окупаемости проекта, который планируется внедрить, рассчитать бюджет. Расчет этих показателей производят в перспективе на несколько лет, в него включают стоимость внедрения, оборудования, технического сопровождения, обучения специалистов.

3. Подбор платформы

Выбирая, какую автоматизированную платформу внедрить, следует подобрать такое решение, которое полностью обеспечит автоматизацию складского хозяйства. При этом учитывают возможности адаптации системы под особенностями бизнес-процессов на конкретном складе, простоту ее освоения персоналом, возможности интеграции с остальными установленными приложениями, обновления и поддержки.

4. Выбор поставщиков

Вендоры WMS могут внедрять готовые автоматизированные решения управления складскими процессами или предлагать услуги разработки систем на заказ. При выборе поставщика, который будет внедрять программу управления, следует обращать особое внимание не только на то, насколько продукт соответствует вашей модели склада, но и на стабильность поставщика, уровень предлагаемого им сервиса.

5. Реализация проекта и запуск WMS

На этом этапе выполняется установка WMS-решения для управления бизнес-процессами, формирование базы данных системы из используемых программ, настройка интерфейса, обучение сотрудников работе с программой. Полный процесс перевода складского хозяйства в автоматизированное после ввода системы в эксплуатацию может занимать несколько недель.

6. Техническая поддержка

На успех проекта внедрения программы управления складским хозяйством влияет множество факторов. Главный из них - наличие специалистов для поддержки функциональности WMS в рабочем состоянии. Компании с большой практикой внедрения решений WMS предлагают широкий спектр услуг техподдержки.

В условиях динамично меняющейся экономики предприятиям необходимо быть гибкими как в принятии краткосрочных и долгосрочных решений, так и при управлении ежедневными бизнес-процессами. Невозможно на достаточно эффективном уровне сделать это в рамках устаревших концепций управления складом, где учет ведется ручным методом. Таким образом, у руководства компаний возникает необходимость в принципиально новом подходе ведении своего бизнеса. Одним из таких подходов являются WMS-системы, позволяющие автоматизировать все складские бизнес-процессы.

Внедрение WMS-решения обеспечивает снижение влияния человеческого фактора, оптимальное использование складских и кадровых ресурсов, упрощение документооборота и, как следствие, снижение издержек и повышение эффективности работы всего предприятия.

Другими словами, внедрение WMS-системы является лучшим решением для повышения конкурентоспособности компании.

Как проходит интеграция системы управления складом?

Внедрение WMS-системы на складе происходит в несколько этапов:

Инициация проекта. В ходе совместных консультаций определяются рамки и общие цели проекта.
Разработка технического проекта. Специалисты компании-интегратора выезжают на склад и проводят сбор необходимых сведений об автоматизируемых бизнес-процессах, используемом оборудовании, специфике объекта. Определяют общий принцип внедрения WMS-системы. Итогом данной работы является документ «Технический проект», который описывает все автоматизируемые бизнес-процессы и варианты их реализации в системе управления складом.
Настройка и адаптация WMS-решения. На основе согласованного «Технического проекта» подготавливается макет WMS-системы.
Тестовый запуск. На данном этапе проводится полное сквозное тестирование макета системы автоматизированного складского учета с подключением требуемого для работы оборудования. Совместно с заказчиком осуществляется подготовка склада.
Обучение. Специалисты компании-интегратора WMS-системы обучают сотрудников клиента работе с программой. Все оборудование имеет простой и интуитивно понятный интерфейс, что позволяет быстро освоить его использование.
Ввод WMS-решения в промышленную эксплуатацию. Это заключительный этап проекта автоматизации склада.

Сроки внедрения WMS-системы зависят от:

требований заказчика;
количества сотрудников на складе;
графика работы объекта;
сложности используемых в работе компании бизнес-процессов.

Преимущество внедрения WMS-системы на складе

Автоматизация складского учета обеспечивает:

эффективность бизнес-процессов: увеличение скорости приемки, отбора, подпитки минимум в 2 раза;
удобство хранения товаров: точная информация об актуальных остатках, высокая скорость поиска товаров отсутствие необходимости частых инвентаризаций;
минимизацию убытков: автоматический контроль обеспечивает отсутствие пересортиц и недостач и вероятность порчи товаров;
оптимизацию работы сотрудников: снижение влияния человеческого фактора, увеличение выработки сотрудников и как результат – сокращение штата персонала.

Внедрение WMS-системы позволяет сократить издержки склада, повысить эффективность и сформировать потенциал для дальнейшего роста компании.

() способно принести значительную пользу практически каждому складу. Организация адресного хранения товара, автоматическое планирование операций, введение контроля над действиями персонала положительно скажутся на работе и фармацевтического склада площадью 400 кв.м., и распределительного центра розничной сети, размером в несколько футбольных полей. Безусловно, на так называемых «больших складах» эффект качественно проведенной автоматизации гораздо заметнее. К сожалению, заметнее на таких складах и ошибки внедрения.

Начиная разговор о больших складах, хотелось бы, прежде всего, определиться с понятием «большого склада». В нашем понимании, «большой склад» - это не просто склад значительной, от 10 000 кв.м., площади. «Большой», кроме того, означает интенсивный, со множеством персонала. И размер, и интенсивность работы, и число сотрудников оказывают огромное влияние на сложность проекта автоматизации склада . Чем масштабнее площади, чем выше темпы работы, чем больше сотрудников вовлечены в исполнение операций, тем сложнее и продолжительней автоматизация. Именно поэтому при внедрении WMS системы (автоматизированной системы управления складом ) на большом складе следует в обязательном порядке учитывать ряд специфических особенностей подобных проектов.

Все эти особенности можно условно разделить на 3 группы: технические, организационно-технологические и кадровые.

Взгляд внутрь системы

Технические параметры проекта автоматизации крупного склада в первую очередь связывают с архитектурой системы и ее производительностью. Автоматизированная система управления складом (система класса WMS), которая выбирается для автоматизации, должна поддерживать высокий темп одновременной работы десятков, а иногда и сотен сотрудников склада различной специализации - кладовщиков, водителей подъемно-транспортного оборудования, контролеров, руководителей. Такая производительность достигается за счет построения особой архитектуры системы, где единицей работы персонала является минимальный набор действий - ЗАДАЧА. Например, ЗАДАЧЕЙ может быть отбор одного наименования из одной ячейки склада - подойти к ячейке, взять товар, указать (подтвердить) отобранное количество. Работа маленькими шажками, ЗАДАЧАМИ - и отличает WMS от учетных систем, где единицей работы является документ, включающий множество строк и отражающий полновесный факт хозяйственной операции. Такое устройство систем управления складом обеспечивает высокую скорость и возможность бесконфликтной работы пользователей.

На интенсивно работающем складе в единицу времени проходит огромный объем информации, и этот поток не должен содержать лишних данных. Лишних как в целом для системы, так и для конкретного момента ее работы. Иными словами, система должна работать исключительно в режиме реального времени. Для этого особым образом выстраивается концепция программного продукта. Автоматизированная система управления складом, способная управлять большим складом, должна планировать и выдавать исполнителям задания в момент возникновения соответствующей потребности - разместить, пополнить зону отбора, провести очередной этап плавающей инвентаризации. В WMS не должны создаваться и накапливаться задания, которые «может быть, когда-нибудь…» будут выполнены. Ведь при интенсивной работе склада все меняется каждую минуту, поэтому и реакции системы на текущую ситуацию должны рождаться «на лету».

Поясним этот подход на конкретном примере. При выполнении отбора заказа кладовщик может перемещаться между зонами хранения склада. Пока он работает в одной из зон, в других, к которым он перейдет позднее, кипит работа. К моменту перемещения кладовщика на очередной участок ситуация с распределением товара может кардинально измениться. В итоге оптимальный маршрут обхода ячеек в зоне станет совсем иным, чем тот, который существовал на момент начала сборки заказа. Таким образом, логично построить работу так, чтобы очередная порция задач отбора рождалась в момент входа кладовщика в эту зону, а не заранее. Очевидно, что для такого стиля работы склада обязательно использование беспроводных технологий. Отдельно хотелось бы обратить внимание на еще одну особенность, касающуюся функциональности WMS-системы, выбранной для автоматизации большого склада, - возможность с ее помощью готовить широкий спектр оперативной отчетности. Этот момент по-настоящему актуален для руководителя склада, поскольку значительные площади и большое количество сотрудников не всегда позволяют ему лично отслеживать ход событий и реагировать на возникающие отклонения - задержку в подготовке заказа, простаивание персонала или оборудования. Таким образом, возникает потребность в отчетах различного рода, графиках, диаграммах. Успевает ли склад подготовить заказы, весь ли персонал задействован в работе и в каком режиме загружен, хватит ли ресурсов на имеющийся план работ на смену, сколько на складе свободного места и вместит ли оно ближайшие поставки - вся эта информация должна подаваться руководителю склада в удобной форме в любой момент времени.

Организационно-технологическая подготовленность склада

По мнению специалистов AXELOT, во многом успех проекта внедрения WMS системы зависит от степени организационно-технологической подготовленности склада к автоматизации. Не секрет, что автоматизация склада, на котором не систематизированы процессы, даст меньшие результаты, чем внедрение WMS на складе с продуманной технологией хранения и обработки товара. Если на складе площадью 2000 кв.м., где работает десяток человек, недочеты в процессах незаметны либо решаются с помощью умеренных трудозатрат, то на складе в 10 000 кв.м. или более любой такой «разрыв» в бизнес-процессе может стать критичным и привести к значительным потерям времени.

Очевидным примером является бизнес-процесс размещения товара. На небольшом складе с установленной WMS-системой можно обойтись размещением по решению кладовщика, который примерно представляет себе зонирование склада, сам выбирает место хранения и фиксирует с помощью терминала сбора данных ячейку, куда был размещен товар. Просто и быстро. Автоматизированной системе управления складом не требуется данных ни о товаре, ни о местах хранения, ни о логике совмещения товаров в ячейках - ничего. Тем не менее, занесенная кладовщиком информация о расположении товара на складе сделает быстрой и точной работу сборщиков. В итоге, небольшой склад, безусловно, в выигрыше от внедрения WMS-системы , хотя внедрение WMS-системы не принесло никаких организационных изменений в работе склада.

Совсем другую картину мы увидим на складе в 10 000 кв.м. и более. Здесь уже «пробелы» в технологии работы дают усиленный в несколько раз по сравнению с небольшими складами негативный эффект. Так, попытка найти место размещения вручную отнимает неоправданно много времени, а нарушение неопытным кладовщиком режимов хранения или грузоподъемности стеллажей может привести к порче товаров. Поэтому для большого склада внедрение автоматизированной системы управления в обязательном порядке должно начинаться с функционально-технологической проработки бизнес-процессов склада. В частности, возвращаясь к примеру с операцией размещения - прежде чем передать планирование этой процедуры «в руки» WMS-системы, необходимо иметь четко просчитанную логику этого процесса - зоны, типоразмеры, товарные группы, принципы товарного соседства, учет волны отбора заказов, информацию о весе и объеме товара и тары и многое другое.

Отсутствие зонирования склада и категоризации товара по АВС, товарным группам, типоразмерам и т.п. не дает возможности создать унифицированные места хранения для товарных групп, оптимизированные по полезному объему хранения (различные типы стеллажей, различные размеры ячеек). В свою очередь, отсутствие унификации мест хранения и/или складской тары приводит к необходимости строить более сложные алгоритмы размещения, что влечет за собой неизбежное снижение надежности автоматизированной системы управления складом. Попытка переложить на WMS решения о построении бизнес-процесса в стиле «всё размещать везде, всё размещать со всем и чтобы оптимально» обречена на провал. Разработка алгоритмов и формализация бизнес-процессов работы склада должны предшествовать внедрению автоматизированной системы управления складом, а не наоборот.

Если углубляться в тему взаимосвязи технологии работы склада и функциональности WMS, особенно ярко выраженной на крупных складах, то нельзя не упомянуть такой процесс, как оптимизация пробега подъемно-транспортного оборудования (ПТО). Расстояния в десятки тысяч «квадратов», которые приходится преодолевать этим дорогостоящим ресурсам склада, заставляют задуматься о сокращении количества холостых пробегов. Достигается это сокращение как технологическими и организационными мероприятиями (например, выделение зон отбора, разнесение во времени процедур пополнения и отбора), так и функциональностью систем WMS. В частности, необходимо задуматься о возможности выдачи заданий для ПТО с учетом их местоположения на момент окончания предыдущей задачи (например, совмещение задач отбора и размещения поддонов).

Погружаясь в детали, нельзя забывать о комплексном подходе. Если сосредоточиться на оптимизации пробега, последовательность отбора «волны» заказов может идти в разрез с желаемой последовательностью их отгрузки, в результате чего склад нуждается во вместительной зоне комплектации. С другой стороны необходим и запас по времени на подготовку «волны», так как ПТО будет выполнять параллельно несколько видов работ (отбор/размещение), а не сосредотачиваться на одной операции с целью достижения максимальной скорости обработки заказа. Таким образом, для создания сбалансированного решения очень важно видеть весь процесс в целом.

Кадры решают все

Третьей по порядку, но равной по значимости, является специфика, связанная с персоналом склада. На крупном складе становится особенно важными качество обучения и тестирования сотрудников, знание и понимание ими процесса в целом и своей роли в нем. Если на небольших проектах иногда можно позволить себе даже обучение «по бразильской системе» - в процессе работы, - то на крупном объекте обучение должно происходить до начала работ, с использованием подробных ролевых инструкций, в небольших группах, сформированных согласно специализации сотрудников, с тестовыми прогонами и последующей аттестацией. Одной из самых болезненных проблем в период начальной эксплуатации WMS становится отсутствие у персонала отработанных навыков выполнения операций, знаний о том, как следует поступать в нестандартной ситуации. При штате склада в десятки или сотни человек потребность в обучении/переобучении, возникающая в процессе работы, значительно замедляет функционирование склада. Гораздо эффективнее «поменять» часть персонала, вызывающего сомнения в способности обучаться и адаптироваться к изменениям до запуска автоматизированной системы управления складом в эксплуатацию, чем потом уже в рабочем режиме менять кадры и обучать их одновременно с отладкой новых технологий. Также в работе с персоналом хорошо может помочь система мотивации сотрудников, нацеленная на успешное внедрение системы WMS.

Задача выбора и обучения персонала актуальна и для специалистов самого высокого уровня. Очень важным фактором качества автоматизации является опыт не только специалистов компании-исполнителя, но и членов рабочей команды от Заказчика. Особенно критичным для любого проекта, а крупного в особенности, является опыт и знания руководителя проекта от Заказчика. Внедрение WMS предполагает принятие множества решений по построению технологии работы склада и организации персонала, поэтому в первую очередь руководитель проекта должен разбираться в складской логистике, а также иметь право влиять на бизнес-процессы и людей, задействованных в проекте.

Резюмируя все выше сказанное, хотелось бы еще раз подчеркнуть, что действительно высокие результаты внедрения автоматизированной системы управления складом возможны только при симбиозе всех вышеперечисленных составляющих. Технологичная WMS-система, качественно проведенный консалтинг на этапе подготовки к внедрению системы, компетентность сотрудников, отвечающих за внедрение как со стороны заказчика, так и со стороны исполнителя, обеспечат достойное качество проекта.

Дарья Любовина, руководитель проектов компании AXELOT

Растущая популярность систем управления складом обусловлена тем, что профессиональные и адаптируемые WMS , в зависимости от классификации и комплектации, обеспечивают оптимизацию всех складских процессов в сквозном режиме (приемка, размещение, хранение, комплектация грузов и многое другое), а также контроль работы персонала, техники, складского оборудования. Возможность контролировать операции, планировать их в автоматизированном режиме и осуществлять оперативное управление централизованно – серьезное преимущество, позволяющее сократить издержки и повысить качество работы, что определяет конкурентоспособность компании.

Чтобы грамотно подготовить внедрение WMS системы, необходимо провести тщательное планирование работы автоматизируемого склада и сделать выбор в пользу поставщика решения, максимально отвечающего индивидуальным особенностям бизнеса.

Подготовку внедрения системы управления складом (WMS) можно разделить на пять ключевых фаз: создание логистической модели склада, определение требований к системе, принятие решения о покупке системы, отбор поставщиков, проведение тендера.

Логистическая модель склада

Первый шаг при выборе автоматизированной системы управления складом это разработка логистической модели склада. В рамках этой процедуры нужно определить оптимальные процессы и требуемый под них документооборот, распределить трудовые ресурсы и ресуры погрузочной техники, рассчитать производительности склада для каждой технологической зоны, спрогнозировать товарные объемы по складу. Второй этап состоит в теоретическом описании взаимодействия склада со внешними службами. Процесс создания модели склада довольно сложный, и если в компании нет своих опытных логистов, без консультантов бывает не обойтись. Результатом этого этапа должна стать выработка подробных рекомендаций по работе склада и решенный вопрос о необходимости внедрения WMS.

Определение требований к системе

Исходя из созданной на первом этапе модели склада уже можно определить основные требования к складской системе. А именно: каким образом WMS будет описывать товары и упаковку, как она будет распределять технологические зоны склада, как она будет работать с документами и отчетами, а также каким будет интерфейс системы и возможности по интеграции с другим ПО компании. Итоговый документ этого этапа - SRD (Systems Requirement Document) – документ, содержащий детальное описание необходимых параметров системы управления для конкретного склада.

Покупать или нет?

На третьем этапе компания должна определиться, обладает ли она ресурсами для самостоятельной разработки системы управления складом, или ей необходимо покупать уже готовый программный продукт. В общем-то, первый вариант встречается довольно редко, когда и другие учетные системы компания создавала самостоятельно. Чаще же всего компании обращаются к поставщикам WMS решений.

Выбор поставщиков

Поставщики (или вендоры) WMS систем могут предлагать как услуги по разработки систем на заказ, так и продавать уже готовые решения, требующие небольшой донастройки. При выборе поставщика необходимо руководствоваться такими критериями: насколько его продукт соответствует требованиям разработанной модели склада, насколько широк функционал, насколько система будет проста для персонала, какой ROI и эффект от внедрения она предполагает, а также насколько стабилен поставщик и какой уровень сервиса он предлагает. Использование консультантов позволяет эффективно решать вопросы взаимодействия с поставщиком.

Думая о функциональных возможностях системы и ее использованием в будущем нужно не забывать о ее гибкости. Если ваш бизнес изменится, будет ли WMS-система продолжать поддерживать ваши складские операции? Насколько легким будет этот переход? Будет ли, например, успешно реализована задача использования RFID-технологий, если это потребуется в дальнейшем?

Тендер

Затем следует составить тендерное приглашение на основе SRD, разработанное на основе логистической модели. Тендерное приглашение рассылается поставщикам, выбранным в рамках предыдущего этапа. Компании в рамках тендера нужно оценивать по следующим параметрам: репутация, престиж продукта, опыт внедрений, методика внедрения, локализация системы (для иностранных поставщиков), условия сервиса, сроки и стоимость внедрения, возможность донастроек продукта, общая стоимость лицензий и внедрения.

Сегодняшний рынок диктует жесткие условия, и для эффективной работы требуется команда высокой квалификации, что означает обязательное наличие у компании-поставщика решения проработанной системы трансляции знаний, работающей системы постановки задач и внутренней отчетности.

Уже не первый год, и все активнее поднимается вопрос о том, что профессионализм поставщика WMS должен дополняться профессионализмом команды заказчика. С уверенностью можно сказать, что практически у каждого поставщика с серьезным опытом работы были прецеденты, когда со сменой команды проект замораживался, либо совсем прекращался для замены решения на более привычное новому операционному руководству заказчика. А это означает, что только совместная работа позволяет минимизировать проектные риски. Важно, чтобы заказчик четко понимал конечную цель и приоритеты проекта. Для одних важно повышение производительности персонала, для других – уменьшение количества допускаемых ошибок до заданной величины. Даже в списке одних и тех же целей могут быть установлены разные приоритеты, что будет глобально определять разный подход к реализации функционала.

В ходе автоматизации склада часто недооценивается одна из важнейших составляющих - методология ведения проекта. По сути, это организация деятельности всех участников процесса на разных этапах проекта, определяемая на уровне методологии внедрения компании-поставщика WMS решения. В результате такой недооценки, могут возникать самые разные сложности: от неэффективных коммуникаций до срыва сроков всего проекта или отдельных его этапов. С учетом того, что в условиях российской действительности сроки и так нередко переносятся заказчиками из-за неготовности объекта, потенциальная возможность срыва сроков со стороны поставщика может привести к затягиванию проекта до такой степени, что при внедрении потребуется уже совсем другой функционал. Известно, что у развивающегося предприятия потребности меняются во времени, и только соблюдение сроков может выступить одним из гарантов соответствия внедряемого решения текущему состоянию складского комплекса.

Состав работ может сильно варьироваться в зависимости от специфики проекта и используемого оборудования. Однако, если говорить о наиболее распространенной схеме реализации проекта автоматизации склада, то она состоит из следующих пунктов:

1. Определение целей и приоритетов проекта

Чаще всего, совместная работа по этому этапу занимает буквально 1-2 дня. Но ему предшествует большая работа на стороне заказчика, итогом которой являются основные требования к системе автоматизации и результатам проекта. На этом же этапе уже должна быть информация о ключевых пользователях и составе проектной группы с четким распределением ролей. Необходимо изучить проектную группу поставщика и особое внимание уделить ее иерархии. То, что в ней должен быть руководитель проекта, чтобы обратиться по любому вопросу – это известно. Также желательно, чтобы в состав проектной группы входил куратор проекта, например, один из топ-менеджеров компании.

Типовая схема проектной группы подрядчика выглядит примерно так:

Технолог проекта берет на себя функции мониторинга на соответствие поставленной задачи конечному результату и принимает участие в ключевых этапах проекта. С ним сотрудники заказчика согласовывают изменения функционала, непосредственно влияющие на технологию грузопереработки, и именно технолог, если это предусмотрено проектом, выполняет технологическое проектирование. Технический координатор курирует процессы, связанные с интеграцией в IT-инфраструктуру, настройку оборудования и модификацию функционала.

Консультант берет на себя задачи по настройке программного обеспечения и обучению представителей склада со стороны заказчика.

Вполне возможно, что с помощником технолога, младшим консультантом, разработчиками и специалистами по аппаратной части представители заказчика даже и не будут напрямую взаимодействовать, но убедиться в наличии хотя бы разработчика и специалиста по аппаратной части просто необходимо.

И немаловажно помнить, что не бывает всеобъемлющих решений. Если подрядчик убеждает вас в том, что WMS – система может все, и без разработки - попросите направить и приложить к договору или техническому заданию полное описание WMS - системы с матрицей настроек. Ведь вполне логично, что если решение такое полное, то весь стандартный функционал хорошо задокументирован, и заказчик легко найдет в нем возможности, которые ему необходимы.

2. Сбор данных о работе складского комплекса

Один из самых простых этапов, рассчитанный примерно на 3-5 дней. Если приобретается «коробочное» решение, то сбор данных необходим для определения объема доработок. При адаптируемой WMS, этап требуется для реализации концепта технологии грузопереработки «as is» или «как есть». Обязательно попросите поставщика решения предоставить хотя бы общие сведения по специфике процессов, которые он получил в результате такого сбора данных. Любой этап должен иметь четкий результат, иначе это неподконтрольная работа, которая может вылиться в нарушение сроков проекта. Также отметим, что сбор данных не может выполняться только представителями поставщика системы управления складом. Сотрудники заказчика также должны проявить инициативу и предоставить необходимую информацию о специфике своей работы. Для этого проводится интервьюирование ключевых пользователей.

3. Формирование технического задания (дизайн настроек, концепт настроек и т.п.).

Практически у каждого поставщика WMS – систем используется свой формат того, что может именоваться техническим заданием (ТЗ) или дизайном настроек. Именно от используемых стандартов и уровня детализации документа, зависит длительность этапа (от 1 дня до нескольких месяцев). По большому счету, для заказчика на этом этапе главная задача – получить структурированный документ с должным уровнем проработки операций, и соответствующий действующему договору и исходным договоренностям с поставщиком. При этом, особое внимание необходимо уделить уровню проработки ТЗ, поскольку от этого зависит и стоимость работ. В частности, одни поставщики готовы бесплатно написать ТЗ, а другие попросят более миллиона рублей.

Кроме того, одни поставщики вместо ТЗ могут отправить функциональное описание системы, а другие потратят полгода на многоуровневое описание процессов с высочайшей степенью детализации и несколькими сотнями страниц сопроводительного текста. Конечно, всегда можно выбрать «золотую середину» в виде формализованных процессов, реализованных в понятной сторонам нотации операционного уровня, сопровожденных текстовым описанием, из которого можно однозначно понять функции системы в рамках каждой описанной операции.

Также следует помнить о требованиях к оборудованию и программному обеспечению. Говорить о «минимальных требованиях» и «бесплатном ПО» можно бесконечно, но реально спрогнозировать эти параметры можно только при условии понимания полного объема данных о задействованном в проекте функционале.

4. Настройка WMS - системы

Настройка WMS – системы производится на основе согласованного ТЗ, и чаще всего выполняется в удаленном режиме, если условия договора не подразумевают иного. Длительность этапа – от нескольких дней до нескольких месяцев. Если поставщик решения имеет четкую классификацию проектов по сложности, как правило, запланированная длительность этапа настройки примерно на 80% соответствует факту.

Следует обратить внимание на вид оплаты работ. Если речь идет о фиксированной цене, то поставщик берет на себя все вопросы по реализации функционала, включая задействование дополнительных специалистов – лишь бы успеть к заданному сроку.

Как правило, на подобных работах задействованы несколько специалистов. Например, для настройки правил товародвижения или загрузки данных по топологии задействуются консультанты, для реализации отчетов – специалист по отчетности, для интеграции с оборудованием – специалисты по аппаратной части, а для доработок в системе – разработчики.

Как только заканчивается настройка одного из процессов, он проходит технические тесты и отдается консультанту проекта для проверки полноты соответствия логической части. Таким образом, проект может быть распределен на четырех или более сотрудников, работающих в параллельном режиме. Синхронизация деятельности участников этапа – задача руководителя проекта, который и работает с заказчиком.

5. Этап сдачи-приемки прототипа WMS – системы (тестирование)

Система управления складом – сложный программный продукт, имеющий в своем составе большое число компонентов и подсистем. Тем не менее, при сквозном прохождении процессов всегда можно понять, насколько соответствует полученный продукт имеющемуся техническому заданию.

В качестве «сценария тестирования» может выступить уже написанное техническое задание (если оно содержит пошаговое описание операций), но в некоторых случаях, когда диаграмма товародвижения довольно сложна, лучше сделать отдельный документ, согласованный сторонами. По сути, на этом этапе должны быть выявлены и закрыты все видимые проблемы, с которыми столкнулись стороны. Кроме того, помимо проблем, на этом же этапе обычно выясняются некоторые детали, влияющие на расширение бюджета и сроков проекта. Особенно это касается специализированного функционала, разработанного под конкретные задачи заказчика, и с учетом особой специфики деятельности компании.

Отсюда простой вывод: выбирать поставщика следует с уже имеющимся опытом в требуемой или схожей области. Основная задача данного этапа – убедиться в работоспособности продукта на уровне сквозного прохождения процессов. Выявить скрытые дефекты не получится, так как WMS - система может работать даже несколько месяцев без проявления видимых проблем. Для решения такой задачи необходимо наличие этапа опытной эксплуатации и бесплатная гарантия со стороны поставщика WMS решения.

6. Обучение обслуживающего персонала WMS - системы (администратор WMS)

Так как система управления складом относится к числу критичных для бизнеса, то наличие одного или нескольких специалистов по ее обслуживанию и решению оперативных вопросов – необходимость. У одних заказчиков такие функции берут на себя разные сотрудники IT - подразделения, у других имеются выделенные специалисты, но необходимость обучения от этого не исчезает.

Число сотрудников, участвующих в обучении или тренингах, четкая программа с расписанием по дням, а также тестирование (аттестация) специалистов с выдачей подтверждающего сертификата – важные нюансы, которые необходимо уточнять и прорабатывать на самых ранних этапах. Также нужно понимать, что не всегда курс обучения входит в первоначальное предложение. Если это так, то за тренинги будут взяты отдельные деньги.

Со стороны поставщика WMS, к обучению технического персонала заказчика обычно привлекается специализированный ресурс, имеющий должный опыт и квалификацию. Сам процесс обучения оптимально проводить в офисе поставщика, в специально оборудованном помещении, оснащенным проектором, тестовым оборудованием (радиотерминалами, точками доступа, принтерами этикеток и т.п.), а также установленной системой, позволяющей демонстрировать конкретные ситуации.

Чтобы понять серьезность компании-поставщика, на этапе первых переговоров можно уточнить, кто именно проводит обучение, и какой подтвержденный опыт (сколько обученных специалистов, успешно прошли аттестацию) на его счету, какой раздаточный материал выдается обучающимся, и как именно проводится тестирование (аттестация).

7. Подготовка склада

Подготовка склада к запуску WMS – ответственный и многошаговый этап. В его рамках выполняется проверка функционирования оборудования, установка протестированной системы на мощностях заказчика, и производится комплексный тест на работоспособность программно-аппаратного комплекса. Если настроенная WMS - система тестировалась не на реальном складе, то в рамках этого же этапа производится маркировка мест и зон склада. Длительность этапа составляет в среднем пять рабочих дней.

Объем работ по этому этапу может различаться. У одних поставщиков настройка оборудования производится инженером на выезде, у других ставка будет сделана на консультации и сопровождение этого процесса. Выбор зависит от заказчика и его текущих потребностей. При дефиците ресурса, можно запросить полную настройку оборудования силами поставщика решения. При наличии ресурса, лучше запросить консультации и сопровождение, так как после обучения участие в подготовке склада будет хорошей практикой, а настройка оборудования под присмотром профессионального специалиста позволит сотруднику подрядчика «набить руку» и получить начальный опыт.

8. Обучение ключевых пользователей склада

Обучение ключевых пользователей имеет смысл производить непосредственно на складе, где уже завершены все подготовительные работы, произведена маркировка, а также обеспечено функционирование инфраструктуры. Сразу подготовьтесь к тому, что обучение должно производиться с отрывом от производства, и требует полного вовлечения сотрудников в процесс. Наличие инструкций, карточек-подсказок и прочих раздаточных материалов – серьезное преимущество. Сотрудники не должны получать материал только в устном виде. Не стоит забывать и о том, что после получения ключевым пользователем необходимых знаний, он должен обеспечить их передачу другим сотрудникам, и проконтролировать качество работы на своем участке.

Даже если во время обучения присутствует весь складской персонал, ответственные лица для корректной передачи опыта все равно должны быть определены. Обучение – процесс не единоразовый, и здесь участие поставщика – временная мера, которая имеет свое начало и конец. Дальнейшее регулирование этого процесса – важная задача, имеющая непосредственное отношение к безопасности бизнеса. К сожалению, кадровые отделы подчас не уделяют должного внимания этому факту, что приводит к ухудшению работы персонала при ротации кадров, а также искажению исходных данных, полученных от сотрудников компании-поставщика WMS.

Не будем останавливаться на том, как выбрать поставщика WMS для реализации проекта. Подобную информацию сегодня можно найти в интернете на многих информационных ресурсах. Отметим лишь то, что и к данному вопросу следует подходить максимально ответственно. Связано это с обширным спектром компаний, работающих на российском WMS рынке. По данным экспертов, в данном сегменте присутствуют более 50 российских и зарубежных организаций. К сожалению, не каждый поставщик WMS решений готов сегодня предложить полный комплекс услуг, иными словами – проект «под ключ», а также обширный проектный опыт и надлежащую квалификацию.

Кроме того, несмотря на то, что многие потенциальные пользователи считают все WMS – системы одинаковыми по функционалу и назначению, нужно понимать, что системы управления складом имеют свою классификацию. Как минимум, их можно разделить на решения базового уровня, так называемые «коробочные» системы с заданным набором функций, и адаптируемые, позволяющие подстраиваться под бизнес-процессы конкретного заказчика, как на момент внедрения, так и в долгосрочной перспективе за счет возможности расширения и донастройки их функционала. От этого также должен зависеть выбор в пользу той или иной компании-интегратора, которая займется автоматизацией склада. В случае, когда планируется внедрять профессиональное адаптируемое решение, логичным будет вариант, если проектом займется компания с опытом работы именно с таким классом WMS - систем.

Резюмируя все вышесказанное, хочется еще раз отметить, что в современных условиях проект автоматизации склада на базе WMS – систем для каждой компании является уникальным. Без комплексного подхода, учитывающего все тонкости ведения бизнеса каждой отдельной организации, внедрение современных высокотехнологичных решений, скорее всего, не принесет ожидаемых результатов. Для того, чтобы риски были оправданы, а автоматизация склада с применением WMS прошла эффективно, нужен не только «софт» и обещания «сделать все, что скажет заказчик», но также проектный опыт и достаточная квалификации специалистов, осуществляющих внедрение.